ORDONNANCE 82-027 du 19 mars 1982 fixant l'organisation et le cadre organique des départements du Conseil exécutif et du Commissariat général au Plan.
Art. 1 er. - La structure administrative d'un département, d'un service public de l'État autre qu'un département, d'une administration régionale ou sous-régionale, est définie aux annexes I à III de la présente ordonnance.
Art. 2. - L'organisation et le cadre organique des services visés à l'article 1 du statut sont définis aux annexes IV à VI de la présente ordonnance.
Art. 3. - Sont abrogées, les dispositions de l'ordonnance 73-216 du 25 juillet 1973, en tant qu'elles fixent l'organisation et le cadre organique des services publics de l'État, y compris les services de l'enseignement national, les services administratifs du conseil législatif et les services judiciaires.
Art. 4. - Les commissaires d'État et le commissaire général au Plan sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente ordonnance, qui sort ses effets à la date de sa signature.
Annexe Ire Structure administrative d'un département
A. Fonctions de commandement (art. 18 du statut)
1) Secrétariat général: dirigé par le secrétaire général.
a) Fonctions du secrétariat général:
fonctionnaire de commandement de haut niveau, de prévision, d'organisation, de conception et de contrôle, le secrétariat général assure:
• la liaison entre le chef du département et les services administratifs;
• l'unité de la jurisprudence administrative et la coordination de tous les services du département;
• la sauvegarde de la tradition administrative et de la discipline du département;
• l'organisation des services;
• le contrôle de l'exécution des instructions reçues du chef de département. En sa qualité du chef hiérarchique le plus élevé de tous les agents du département, il décide dans toutes les matières de sa compétence et donne des avis pour celles qui ne le sont pas, notamment dans le domaine du recrutement, de la situation des agents en cours de carrière (nominations, promotions, sanctions, etc) et à la fi n de celle-ci.
b) Exigences à imposer:
celui qui accède à ce haut poste doit satisfaire aux exigences suivantes:
• des connaissances générales solides lui permettant de diriger avec une compétence certaine;
• des connaissances techniques nécessaires;
• des qualités morales irréprochables: conscience professionnelle, honnêteté, sens de responsabilité, aptitude au commandement;
• des aptitudes physiques requises.
2) Direction: dirigée par un directeur.
Il vient après le secrétaire général et dirige l'ensemble des services et bureaux de l'administration dont les attributions présentent une homogénéité, une cohésion suffisante pour considérer qu'il y a, au sein de ces services, unité de la matière traitée.
a) Fonctions du directeur.
Le directeur est également le coordinateur des activités des agents placés sous son contrôle. En outre, il assure le relais entre les agents de sa direction et le secrétaire général devant lequel il est responsable des actes administratifs posés par son personnel.
• Il veille, du point de vue administratif, à l'application de la législation et à l'observance des règlements, il maintient l'ordre et la discipline parmi le personnel qu'il dirige.
• Il conçoit la politique de gestion administrative, l'organisation et la coordination de la direction; canalise toutes les initiatives de ses subordonnés et supervise les différentes actions de ces derniers.
• Il contrôle l'exécution des instructions reçues du chef du département et du secrétaire général.
• Il décide dans les matières de sa compétence, et donne des avis sur toutes celles qui ne le sont pas, notamment, de la situation des agents en cours de carrière (nominations, promotions, sanctions, etc) et à la fin de celle-ci.
b) Exigences à imposer.
Le directeur doit satisfaire aux exigences morales et physiques imposées par les fonctions de commandement.
En outre, il lui est exigé des connaissances générales étendues et un niveau de spécialisation poussé.
3) Division: dirigée par un chef de division.
Une division est une fragmentation de la direction en branches d'activités plus ou moins spécialisées.
a) Fonctions du chef de division.
• Le chef de division est responsable de celle-ci vis-à-vis du directeur.
• Il reçoit les ordres du directeur, répartit les tâches et contrôle l'exécution de celles-ci par ses collaborateurs.
• Il conçoit le programme à exécuter et propose à ses chefs ses propres initiatives ainsi que celles de ses subordonnés.
• Il assure la coordination primaire des activités des bureaux afin de faciliter le travail de coordination du directeur à l'échelon le plus élevé.
• Il décide dans toutes les matières de sa compétence et donne ses avis dans toutes celles qui ne le sont pas.
b) Exigences.
Outre les connaissances générales étendues, il est exigé du chef de division un niveau de technicité très élevé.
4. Bureau: dirigé par un chef de bureau.
Après le secrétaire général, la direction et la division, vient une cellule administrative de base qui couvre une activité spécifique appelée «bureau». L'agent désigné pour diriger cette cellule de base est appelé «chef de bureau».
a) Fonctions du chef de bureau:
cet agent s'occupe essentiellement des activités suivantes:
• collecte et stockage des informations;
• étude et préparation des projets de décision;
• exécution directe de toutes les tâches administratives;
• constitution des dossiers;
• il décide dans toutes les matières de sa compétence et donne ses avis dans toutes celles qui ne le sont pas.
b) Exigences:
en plus des qualités générales exigées aux échelons supérieurs, il est exigé d'un chef de bureau le niveau de technicité le plus poussé dans sa spécialité.
8. Fonctions de collaborations et exécution (article 18 du statut)
1) Attachés de bureau
• attaché de bureau de 1 re classe;
• attaché de bureau de 2e classe.
a) Fonctions:
accomplir toutes les tâches qu'implique l'exécution d'une décision, d'un ordre, d'une mesure d'ordre administratif, légal ou réglementaire sous l'autorité du chef de bureau.
b) Exigences:
le recrutement ou le maintien au grade d'attaché de bureau est subordonné à la satisfaction aux mêmes exigences que celles imposées pour les fondions de commandement, notamment celles ayant trait
• aux connaissances générales suffisantes;
• à des qualités morales et physiques irréprochables;
• à une technique appropriée;
• le niveau de formation des attachés de bureau de 1 re classe est celui qui correspond au diplôme de médecin, d'ingénieur ou de docteur à thèse;
• le niveau de formation exigé des attachés de bureau de 2e classe est celui qui correspond à la licence ou aux études universitaires intermédiaires n'aboutissant pas au doctorat (D.E.s., master, etc).
2) Agents de bureau:
• agent de bureau de 1 re classe;
• agent de bureau de 2e classe.
a) Fonctions:
accomplir toutes les tâches qu'implique l'exécution sous l'autorité d'un attaché de bureau.
b) Exigences:
exigences générales prévues au grade supérieur à celui d'agent de bureau. Niveau de formation:
soit niveau de formation de graduat, niveau A-1 ou équivalent; niveau diplôme d'État ou équivalent.
3) Agents auxiliaires:
a) Fonctions:
accomplir toutes les tâches d'exécution sous l'autorité d'un agent de bureau ou d'un autre agent hiérarchiquement plus gradé.
b) Exigences:
exigences générales prévues aux grades supérieurs. Niveau de formation:
moins de 6 ans d'études secondaires.
4) Huissiers:
a) Fonctions:
accomplir les tâches subalternes d'exécution.
b) Exigences:
• exigences générales imposées aux grades supérieurs;
• niveau de formation: savoir lire et écrire.
Annexe IV
• cabinet du commissaire d'état aux Affaires étrangères et à la Coopération internationale
• cabinet du secrétaire d'état aux Affaires étrangères
Questions politiques et diplomatiques.
• cabinet du secrétaire d'état à la Coopération internationale
Questions économiques, techniques, scientifiques et culturelles.
• secrétaire général
Coiffe l'administration du département Questions statutaires et réglementaires
Transmissions et courriers.
1. DIREGION: AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIÈRES • SECRÉTARIAT DE DIREGION ²
• 1 re division: Personnel intérieur
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Gestion du personnel et de l'administration centrale Recrutement, constitution et tenue à jour des dossiers, problèmes sociaux, etc. 2e bureau: Déroulement de la carrière
Affectations, promotions, formation, concours, fin de carrière (démission, retraite et décès)
3e bureau: Comptabilité
Préparation de la paie, déclarations de créance, préparation de paiements locaux
• 2e division: Personnel extérieur
• Secrétariat de la division
1er bureau: Gestion du personnel extérieur
Établissement des documents de mutation et tenue à jour des dossiers des agents mutés
2e bureau: Gestion du personnel local extérieur
Notamment la vérification de la régularité de l'engagement, l'approbation du contrat
3e bureau: Paie extérieure
Préparation des documents appropriés • 3e division: Intendance
Approvisionnements, charroi automobile, immeubles et gestion des salles • Secrétariat de la division
1er bureau: Gestion immobilière et maintenance
Gestion des salles, entretien et réparation du charroi, des jardins, des ascenseurs, etc.
2e bureau: Comptabilité des matières
Approvisionnements et gestion des biens meubles et fournitures 3e bureau: Patrimoine des missions diplomatiques
Suit la gestion (acquisition, aliénation, réparations) de tout le patrimoine mobilier et immobilier des missions zaïroises à l'extérieur
II. DIREGION: AFFAIRES JURIDIQUES ET CHANCELLERIE • SECRÉTARIAT DE LA DIREGION
• 1 re division: Affaires juridiques Secrétariat de la division
1er bureau: Traités bilatéraux
Rédaction et interprétation des traités, conventions et accords bilatéraux 2e bureau: Traités multilatéraux
Rédaction et interprétation des traités, conventions et accords multilatéraux 3e bureau: Consultation juridique
Avis juridiques sur des questions de droit (exemple: interprétation des actes législatifs ou réglementaires intéressant la carrière des agents)
2e division: Chancellerie
Secrétariat de la division
1 er bureau: Passeports spéciaux et diplomatiques
Octroi, conservation, prorogation, annulation des passeports spéciaux et diplomatiques
2e bureau: Passeports ordinaires
Octroi, renouvellement, prorogation des passeports ordinaires
3e bureau: Visa et contrôle
Vérification du processus de délivrance des passeports
Vérification de la régularité des versements des recettes de la chancellerie (intérieur et extérieur)
• 3e division: Contentieux - Litiges et état civil Secrétariat de la division
1er bureau: Contentieux
2e bureau: État civil
III. DIRECTION: INSPECTION DES POSTES DIPLOMATIQUES VÉRIFICATION DE LA GESTION FINANCIÈRE ET ADMINISTRATIVE DES AMBASSADES
• SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
• 1 re division: Afrique
• Secrétariat de la division
1 e bureau: Afrique du Nord et de l'Ouest 2e bureau: Afrique centrale
3e bureau: Afrique de l'Est et australe
• 2e division: Europe
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Europe de l'Ouest
2e bureau: Europe de l'Est
• 3e division: Amérique-Asie
• Secrétariat de la division
1er bureau: Amérique
2e bureau: Asie et Moyen-Orient
IV. DIRECTION: ÉTUDES, RECHERCHES ET PLANIFICATION • SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
·1 re division: Analystes chargés des questions politiques, diplomatiques et de sécurité
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Analyse des questions politiques
2e bureau: Analyse des questions diplomatiques 3e bureau: Analyse des questions de sécurité
• 2e division: Analystes chargés des questions économiques, techniques, sociales, culturelles et humanitaires
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Analyse des questions économiques 2e bureau: Analyse des questions techniques
3e bureau: Analyse des questions sociales, culturelles et humanitaires
• 3e division: Planification et recherche (bureau à carrière plane)
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Planification administrative
2e bureau: Planification politico-diplomatique
3e bureau: Planification socio-économique
V. DI RECTION: PROTOCOLE
• SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
• 1 re division: Accueil, cérémonies et audiences
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Accueil
2e bureau: Audiences
3e bureau: Cérémonies
• 2e division: Privilèges et immunités
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Cartes diplomatiques 2e bureau: Exonérations
3e bureau: Litiges
• 3e division: Études, assistances, autorisation et accréditation
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Études sur la réciprocité diplomatique et l'application de ce principe 2e bureau: Assistance aux missions diplomatiques, consulaires et organisations internationales
3e bureau: Autorisation de survol, de navigation, etc. et accréditation des ambassadeu rs.
VI. DIRECTION: AFRIQUE
• SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
• 1 re division: Afrique centrale, orientale et australe
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Afrique centrale 2e bureau: Afrique orientale 3e bureau: Afrique australe
4e bureau: Organisations sous-régionales
• 2e division: Afrique du Nord et de l'Ouest
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Afrique du Nord et Sahel (Maroc - Tunisie - Algérie - Libye - Mauritanie - Haute-Volta - Mali - Niger)
r bureau: Afrique de l'Ouest
Bénin, Côte-d'Ivoire, Guinée, Guinée-Bissau, Sénégambie, Togo, Ghana, Libéria, Nigeria, Sierra-Leone.
3e bureau: Organisations sous-régionales
• 3e division: O.UA et autres organisations continentales
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Sommet et conseil des ministres
Problèmes des réfugiés.
2e bureau: Problèmes des structures et de coopération au sein de divers organes connexes de l'O.UA Coopération arabo-africaine, comité de libération, comité d'arbitrage notamment.
VII. DIRECTION: EUROPE
• SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
• 1 re division: Europe occidentale
• Secrétariat de la division
1er bureau: Benelux
2e bureau: R.F.A., France, Royaume-Uni, Irlande, Italie, Vatican et Autriche
3e bureau: Pays nordiques, ibériques, Suisse, Monaco, Grèce, Turquie, Chypre, Lichtenstein et Israël.
• 2e division: Europe orientale
• Secrétariat de la division
1er bureau: U.R.S.S., R.D.A., Tchécoslovaquie
2e bureau: Bulgarie, Roumanie, Pologne, Albanie, Hongrie, Yougoslavie
• 3e division: Organisations européennes
• Secrétariat de la division
1er bureau: CEE., AELE, CKA, BEI, FED, OCDE, OECE
2e bureau: OTAN, UEO, CERN, conférence sur la sécurité, entre autres
3e bureau: Organisations sous-régionales des pays de l'Est notamment Comecon, le traité de Varsovie
VIII. DIRECTION: AMÉRIOUE
• SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
• 1 re division: Amérique du Nord et les Caraïbes
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Amérique du Nord (Canada et U.S.A.) 2e bureau: Caraïbes et Pacifiques
· r division: Amérique centrale et australe • Secrétariat de la division
1 er bureau: Amérique centrale 2e bureau: Amérique australe
• 3e division: Organisations américaines
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Organisation des États américains (O.EA) 2e bureau: Organisations sous-régionales
IX. DIRECTION: ASIE ET OCÉANIE • SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
• 1 re division: Proche et Moyen-Orient
• Secrétariat de la division
1er bureau: Proche-Orient
2e bureau: Moyen-Orient
• 2e division: Asie continentale
• Secrétariat de la division
1er bureau: Chine, Inde, Pakistan, Afghanistan, Sri Lanka
2e bureau: Mongolie, Laos, Cambodge, Vietnam, Mandchourie, etc. • 3e division: Extrême-Orient et Océanie
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Extrême-Orient, Corée du Nord, Corée du Sud et Japon 2e bureau: Océanie, Indonésie, Australie, Philippines, Malaisie, etc. 3e bureau: Organisations asiatiques (O.TAS.E.)
X. DIRECTION: ORGANISATIONS INTERNATIONALES • SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
• 1 re division: Organisations à caractère politique
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Conseil de sécurité, forces de paix des Nations unies, comité des sanctions, comité d'admission des membres
2e bureau: Assemblée générale et comités politiques notamment sur la décolonisation, l'apartheid
3e bureau: Comité de désarmement, conférences des non-alignés, conférence de solidarité afro-asiatique entre autres
• 2e division: Organisations à caractère économique
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Conseil économique et social (commissions économiques diverses)
2e bureau: ONU DI, PNUD, GATT, CNUCED
3e bureau: Institutions spécialisées économique financières notamment FMI, BI RD, SFI, conférence Nord-Sud, groupe de 77
4e bureau: Accords économiques spécifiques, accords sur les produits de base tels que sur les céréales, le sucre, l'étain, le thé, le cuivre
• 3e division: Institutions à caractère technique et social
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Organisations subsidiaires des Nations unies telles que le tribunal administratif, la Cour internationale de justice, la commission des droits de l'homme, la commission du droit international, la commission du droit de la mer, la commission des stupéfiants
2e bureau: Institutions à caractère humanitaire telles que le HCR, l'UNICEF, l'OMS
3e bureau: Institutions à caractère technique telles que l'UIT, l'OMM, l'OACI, l'UPU
XI. DIRECTION: COURRIER, BIBLIOTHEQUE ET ARCHIVES • SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
• 1 re division: Courrier et transmissions
• 1 er bureau: Courrier ordinaire
2e bureau: Courrier diplomatique
• 3e bureau: Transmissions (radio-télex et chiffres)
• 2e division: Bibliothèque et documentation
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Acquisition des ouvrages 2e bureau: Indexation et classement
3e bureau: Prêts
XII. DIRECTION: PRESSE ET INFORMATION • SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION
• 1 re division: Presse nationale
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Reproduction et documentation
2e bureau: Rédaction
3e bureau: Archives microfilmées
• 2e division: Presse étrangère
• Secrétariat de la division
1 er bureau: Reproduction et documentation 2e bureau: Rédaction
• 3e division: Interprétariat et traduction
• Secrétariat de la division
1er bureau: Interprétariat
2e bureau: Traduction.