REGISTRES DES ACTES DE L'ETAT CIVIL
Ordonnance n° 88-089 du 07 juillet 1988 relative à la tenue des registres des actes de l’état civil
Article 1 :
Il est tenu au bureau de chaque commune et de chaque collectivité des registres des actes de l'état civil dont le modèle et les mentions sont déterminés notamment par les articles 84 à 87, 92, 93, 95, 96, 100, 106, 107, 116 à 130, 139, 142, 160, 391 à 393 des livres II et III du Code de la Famille ainsi que par les dispositions de la présente ordonnance.
Article 2 :
Le Ministre de la Justice met, par l'entremise du ministère public, à la disposition de chaque bureau de l'état civil un nombre déterminé des registres des actes de l'état civil.
Les registres mentionnés au premier alinéa doivent être cotés et paraphés du premier au dernier feuillet par l'officier du ministère public dans le ressort duquel se situe le bureau de l'état civil.
Article 3 :
Les actes de l'état civil doivent être inscrits sans blanc l'un à la suite de l'autre et sans abréviations. Ils sont rédigés à l'encre indélébile.
Les ratures et les renvois doivent être approuvés et signés de la même manière que le corps de l'acte.
Les actes de l'état civil doivent être numérotés en marge du registre au fur et à mesure de leur établissement.
Article 4 :
Le registre d'actes de l'état civil doit contenir à la première page le nom et la signature de l'officier de l'état civil compétent dans le ressort duquel le bureau est situé, ainsi que la fonction qu'il exerce.
Outre les mentions prévues à l'article 85, la première page portera deux autres mentions à savoir:
- acte et date de nomination et
- observation.
Article 5 :
Chaque feuillet du registre d'actes de l'état civil comprend quatre parties portant des mentions identiques. Une égale au tiers de chaque partie est réservée à d'éventuelles mentions.
La partie cotée 1 est remise immédiatement au déclarant.
La partie cotée 2 est détachée du registre à la fin de l'année. Dans les deux mois qui suivent la fin de l'année, l'officier de l'état civil réunit en une liasse l'ensemble des parties cotées 2 et l'envoie pour dépôt au greffe du tribunal de grande instance.
La partie cotée 3 est séparée de la partie 4 à la fin de l'année. Elle est envoyée en liasse dans les deux premiers mois au bureau central des actes de l'état civil du Ministère de la Justice.
La partie cotée 4 est conservée au bureau de l'état civil du lieu où le registre est tenu.
Article 6 :
A la fin de l'année, l'officier de l'état civil dresse une table alphabétique des noms des personnes auxquelles se rapportent les actes inscrits dans le registre.
Article 7 :
Les tables alphabétiques des actes de l'état civil sont établies en trois exemplaires.
A la fin de l'année, les deux exemplaires sont détachés, enliassés et envoyés dans les deux mois qui suivent la fin de l'année l'un au greffe du tribunal de grande instance et l'autre au bureau central des actes de l'état civil du Ministère de la Justice.
L'original reste dans le registre déposé au bureau des actes de l'état civil.
Article 8 :
Les parties cotées 2 et 3 des registres des actes de l'état civil ainsi que les tables alphabétiques établies à l'étranger par les agents diplomatiques ou consulaires sont envoyées dans les deux mois qui suivent la fin de chaque année, respectivement au greffe du tribunal de grande instance à Kinshasa-Gombe et au Bureau central des actes de l'état civil du Ministère de la Justice.
Article 9:
Lorsque le feuillet d'un registre n'a pas été utilisé par erreur ou a été mal utilisé, l'officier de l'état civil l'annule en traçant sur chacune de ses parties une ligne diagonale de haut en bas et en portant sur chacune des parties la mention «annulé pour erreur».
Article 10 :
Les procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées aux actes de l'état civil sont cotées par référence à l'acte qu'elles concernent, paraphées par la personne qui les a produites par l'officier de l'état civil, classées chronologiquement par nature et date de l'acte et en fin d'année enliassées pour être transmises en original dans les deux mois au greffe du tribunal de grande instance en même temps que la partie cotée 2.
Les copies certifiées conformes de ces documents demeurent au bureau de l'état civil du lieu où les actes ont été établis.
Article 11 :
La présente Ordonnance entre en vigueur à la date du 1er août 1988.